たまにイレギュラーな見積書の様式が必要になることがあったそうです。

システムからは決まった様式（レイアウト）しか出せないが、費用を掛けてシステムに機能追加するほどでもないからと、
・その都度、以前に作成した見積書テンプレートを探したり、
・たまのことだからとExcelで新しく作成したり
していたようです。

それは、仕方のないこと（普通のこと）でもないですよ。

システムで自由に様式を作ってしまえば、探す手間もなくなりますし、他の人とも共有して使えます。
こんな感じで。

営業支援（SFA）／顧客管理（CRM）／グループウェアが統合されたクラウドシステム「Venus Cloud」は請求書の様式だって複数作成できますよ。